一、综合科
（办公地点：国际教育交流学院办公楼407）
岗位职责：
（1）开展综合协调工作，做好沟通协调、校内外联络等工作；
（2）做好部门日常公文起草、材料汇总、会议安排及记录、资料归档存档等工作；
（3）开展文件收发归档、公文流转、信息公开发布等工作；
（4）负责财务工作，做好部门财务预算编制、审核报销等工作；
（5）做好人事工作，做好人员招聘、年度考核、绩效发放等工作；
（6）负责资产管理工作，制定资产购置计划，做好办公用品、耗材等采购、调拨、分发工作；
（7）开展部门对外接待工作，做好接待服务、会务工作、用车申请等工作；
（8）负责“国内合作与交流处”、“校友工作办公室”、“山西大学校友会”印章管理；
（9）做好部门党支部建设和党员管理工作；
（10）组织部门业务培训等工作；
（11）做好部门保密工作，组织人员参加保密教育培训学习工作；
（12）完成部门领导交办的其他工作。
二、国内合作办公室
（办公地点：国际教育交流学院办公楼413）
岗位职责：
（1）落实学校安排的合作交流相关工作任务；
（2）协助领导积极拓展与地方政府、企事业单位、科研机构及其他高校交流合作；
（3）积极宣传学校产学研等方面的信息与成果，协助领导推进学校与社会各界在科学研究与技术服务、人才培养与交流、战略咨询与服务等方面的合作；
（4）组织协调、服务指导校内单位开展合作工作；
（5）完成国内合作工作的年度总结、计划、讲话稿、信息上报等文稿工作，向相关单位提供合作信息；
（6）做好合作项目的洽谈及法务咨询工作；
（7）做好合作单位来访人员接待、会务工作及赴外合作的联络、对接、服务保障工作；
（8）起草、修改校级层面与地方政府、企事业单位、科研机构及其他高校的合作协议，接收、审查校内单位合作协议、可行性报告及合作方案；
（9）做好国内合作委员会会议材料收集、相关单位意见征集等会前工作。做好会议记录，梳理合作提案的意见建议，修改协议文本并形成会议纪要；
（10）做好校长办公会或党委常委会议题提交及相关沟通联系工作；
（11）制作合作协议签约文本，完成签约授权书申请报备工作，申请签约协议用印，邮寄签约协议；
（12）筹备协议签署仪式，做好会场布置、文稿撰写等会务工作；
（13）做好签署协议的立卷归档工作；
（14）做好国内合作新闻报道、网页更新工作；
（15）做好合作办财务预算、报销事宜；
（16）兼职保密员应做好涉密相关工作；
（17）完成部门领导交办的其他工作。
三、校友联络科
（办公地点：国际教育交流学院办公楼407）
岗位职责：
（1）密切与各地校友会联系，定期走访杰出校友，充分挖掘校友及社会资源，助力合作交流，促进学校和校友共赢发展；
（2）指导和推进各地校友分会组织建设，积极开展联络服务，筹备成立新的校友组织；
（3）组织校友会年会和换届筹备工作；
（4）负责校友捐赠的联络对接协调工作；
（5）选拔聘任校友工作联络员，密切学院与校友联络员的深入联系，充分发挥好校友联络员的作用；
（6）组织策划校友著作征集、校友作品展览等校友活动；
（7）协调校友返校、做好校友分会来访等相关服务；
（8）加强部门的信息化、网络信息安全建设工作；建设维护部门网站、校友会微信公众号等校友信息平台；做好校友工作动态和校友优秀事迹宣传工作；
（9）负责《山大校友》杂志的编审工作；
（10）建章立制，规范校友工作制度建设；
（11）完成部门领导交办的其他工作。
四、基金管理办公室
（办公地点：国际教育交流学院办公楼411）
岗位职责：
综合业务：
（1）起草基金会年度工作计划、总结，做好各类信息统计工作；
（2）起草捐赠协议、内部规章制度等各类文稿；
（3）做好理事会议题的整理、上报及换届等相关工作；
（4）做好社会捐赠办理程序、基金会抵扣税资格、开具发票等咨询服务及接待工作；
（5）对接做好上级部门组织的年度检查、经济审计、审核评估、党建活动等工作；上报基金会年度工作报告；
（6）做好与上级管理部门及高教学会教育基金工作研究分会、中国教育发展基金会、山西省社会组织总会及各高校基金会的联络工作；
（7）做好捐赠仪式及相关活动的文稿起草、会务组织等工作；
（8）做好捐赠证书、纪念品的制作及发放工作；
（9）协助秘书长做好人事管理、员工培训以及考核等工作；
（10）做好年度基金项目的反馈工作；
宣传和信息公开：
（11）广泛宣传基金会的项目、活动等情况，定期向社会公布接受捐赠情况等相关信息；
（12）做好信息发布及基金会网站、微信公众号等信息平台网页内容更新等工作；
（13）策划公益慈善活动，组织志愿服务工作队开展公益宣传等活动；
基金管理：
（14）审核、办理接受社会捐赠的相关手续，跟踪落实捐赠资金的到位情况；
（15）协调落实捐赠项目的立项、结项、反馈等工作；
资产管理及其他：
（16）汇总年度捐赠项目的财务预算、支出计划、报销初审等工作；
（17）做好实物捐赠的登记及转赠交接工作；
（18）做好法人证书管理以及捐赠协议、项目材料等相关内容的归档工作；
（19）完成学校领导、基金会理事会、秘书处交办的其他工作。
